一、系统实施总体目标
办公自动化系统实施目标：
建立办公管理系统，实现在各部门网上信息的共享，进行日常办公管理,使办公管理工作的科学化、规范化。
自动化软件系统实施原则：
易用性：操作简单，采用B/S结构，以用户熟悉Internet使用风格作为用户界面。
可扩展性：具有可以灵活设定的业务逻辑（信息流）设置，不用改写代码就可以改变和增加业务流程。
系统安全性：采用严密的加密体系，对用户权限进行分层次的严格控制，同时具有用户权限超时保护功能。
二、系统实施功能
（一）文档管理
该项管理功能主要处理办公室的日常业务，包括收文管理、发文管理、档案管理。其具体功能简述如下：
1、收文管理
主要处理外单位发来的公文，办理过程一般是一种由上而下、逐级办理的过程；收文登记后首先传至文件的拟办人，例如办公室主任，由他选定办理此收文的阅办领导和下级办理部门，形成拟办意见。拟办完成后传至文件的派送人员，例如总文秘，由他按照拟办意见将文件发送给指定的阅办人员和办理部门，也可通过手机短信进行提醒，文件管理员并随时监控文件的办理情况。
2、发文管理
主要提供单位内部起草、流转、修改和审批内部文件并签发文件的功能。典型的工作流程是：拟稿人拟完稿后送部门领导审稿，审完稿后如果需要其他部门发表意见，则送其他部门会签，然后送办公室核稿，核稿通过后送领导签发，最后形成正式发文后发出，然后送档案室对文件和有关文档资料归档。系统提供了实时跟踪功能和手机短信提示功能，充分考虑到系统的安全性，有完整的权限控制系统提供了全文检索方式。
3、档案管理
收发文管理模块归档过来的文件可以直接以任何方式（可按联社和各部门）组成案卷，对于不是收发文归档过来的文件在进行登记处理后也可以进行同样的案卷操作。系统应提供了丰富的组卷手段，可进行分卷、合卷、卷内文件调整等多种案卷操作，并可根据卷内文件的信息自动拟制案卷标题。提供与分类表内容无关的分类组卷方式，既可以使用国家或行业颁发的分类大纲，也可以使用单位自己定义的分类表。提供丰富的打印功能，可以打印案卷目录，卷内文件目录，案卷封面等。
（二）申报审批
取代传统的手工申报、审批手续，是真正的无纸办公。
申报系统：由系统管理员自己定义申报表单，工作人员只需选择所要的申报项目，比如：请假、出差、费用报销、来客接待、会议纪要等……，系统根据定义的流程，自动提交上一级进行审批，由该级领导签署意见，然后根据需要送至上级领导审批或直接返回给申报者。
申报者在申报后，可随时查询当前申报报告的位置及已签署的意见。
审批系统：具有审批权限的用户进入系统后，系统自动提示待批报告，用户批示意见后，系统将此报告传至上级领导待批并可手机短信提示，或直接返回申报用户。
审批文档，对于有权限的人可以审批别人申报的文档，没有权限的人只能递交申报材料给上级批阅。
（三）信息中心
1、新闻综述。主要是保存最新联社或其他的新闻信息，如电子期刊，有增加、删除、查询的功能。
2、电子公告。为用户建立一个电子公告栏，使用户可以发布通知、通告和各种消息，并提供方便地浏览公告板的手段。公告的发布可设定发布范围，只有发布范围内的用户才能看到公告信息。公告的发布可设定审批人，有审批人审批后才能发布，公告发布时还可以设定有效时间，超过有效时间的公告将从公告板删除。
3、政策法规。主要是收集一些与业务有关的法律、法规和系统内规章制度，员工能够在网上查询、打印有用的信息。主要有查询、增加、查看、打印、修改和删除。
4、软件下载。有权限的用户将一些共享软件和上级发布的系统软件放在网上供员工下载使用。要有查询、增加、查看和删除功能。点击软件名称查看软件的具体情况，点击软件下载可下载该软件。
5、电子邮箱。实现单位各部门和个人之间的快速、高效、安全的信息传递。如果收到新邮件并可手机短信提示。
6、个人通讯录。收藏记录个人的通讯录。
7、个人日程安排。记录员工个人每天、每周或每月的工作计划。
（四）其他管理
1、图书管理。实现单位图书采购入库、图书借阅等管理。
2、办公用品管理。包括办公用品采购入库、价格和供应商管理、用品出库\借出管理、按用品领取机构进行统计和帐务处理。办公用品管理类型包括各种办公用品（笔、纸张等）和计算机设备（耗材、打印机等），类别可自由定义。